Hygiene-Dokumentation für Arztpraxen
Was dokumentiert ist, bleibt dokumentiert.
med-docu ist eine Web-Anwendung für die Hygienedokumentation in Arztpraxen. Das Team erfasst Hygiene-Checks, Kontrollen und jährliche Schulungen am Tablet, PC oder Handy; Name und Zeitpunkt werden automatisch gespeichert, fällige Aufgaben zeigt eine Ampel. Jeder Eintrag ist hash-verkettet und gegen nachträgliche Änderung geschützt. Export für das Gesundheitsamt als PDF oder CSV. Server und Sicherung in Deutschland. Preis: 990 € einmalig, 50 € im Monat.
Stand:
Fertiges Startpaket für HNO-Praxen: 17 Checklisten-Vorlagen und 61 Dokumente für Ihr Hygienemanagement, ab dem ersten Tag eingerichtet. Andere Fachrichtungen legen ihre Checklisten im Vorlageneditor an.
Verlauf
Neueste zuerst, jeder Eintrag verkettet
Tägliche Kühlschrankkontrolle
gespeichert- Ist-Temperatur (°C):
- 4,8
- Türdichtung:
- I.O.
Reinigung Absauganlage
Korrektur zu #1039- Schlauchsystem:
- I.O.
- Freigabe:
- freigegeben
Instrumentenaufbereitung
- Sichtkontrolle:
- I.O.
- § 390 SGB V
Technische Selbstprüfung anhand der für med-docu relevanten Anforderungen der IT-Sicherheitsrichtlinie
- Datenschutz
Nicht für Patientendaten vorgesehen: dokumentiert werden Räume, Geräte und Abläufe
- Sitzung
Automatische Abmeldung nach 30 Minuten ohne Eingabe
- Betrieb
Server und Sicherung in Deutschland, DSGVO-konform, jede Nacht mit Kopie an einem zweiten Ort
01 Ausgangslage
Warum reicht der Hygieneordner nicht aus?
Ein Ordner erinnert nicht an Fristen, ordnet Kürzel keiner Person sicher zu und zeigt nachträgliche Ergänzungen nicht an.
- i.
Er erinnert an nichts.
Ob die Sterilgutkontrolle diesen Monat schon lief, zeigt er erst, wenn jemand nachblättert. Meistens am Tag vor der Begehung.
- ii.
Er weiß nicht, wer es war.
Ein Kürzel auf Papier ist schnell gesetzt und schwer zuzuordnen. Nachträgliche Ergänzungen sieht man ihm nicht an.
- iii.
Er ist nie ganz vollständig.
Listen aus drei Ordnern, Schulungsnachweise aus der Personalakte: Bis alles für das Gesundheitsamt beisammen ist, vergehen Tage.
med-docu übernimmt, was Papier nicht kann: erinnern, zuordnen, belegen.
02 Erfassen
Wie erfasst das Team Hygiene-Checks?
Das Formular öffnet sich direkt unter der Aufgabe; Name und Zeitpunkt setzt med-docu automatisch.
Am Tablet in der Aufbereitung, am Rechner am Empfang oder am Handy, auf der Übersicht genauso wie unter „Erfassen“. In Sekunden erfasst, von der Person, die es erledigt hat.
- Formulare aus Ihren Vorlagen: Zahl, Ja/Nein, Auswahl, Datum, Kürzel und Befund I.O. oder N.I.O.
- Pflichtbestätigungen müssen angehakt sein, bevor gespeichert wird.
- Name und Zeitpunkt schreibt med-docu selbst dazu.
- Die passende SOP hängt direkt an der Aufgabe.
Täglich
1 bald fällig.
Kühlschrankkontrolle
Räume und Flächendesinfektion
03 Übersicht
Wie behält die Praxis fällige Kontrollen im Blick?
Eine Ampel sortiert alle Aufgaben nach überfällig, bald fällig und im Plan, je Standort.
Oben steht eine Zahl: wie viele Aufgaben offen sind. Darunter ordnen sich die Aufgaben in Bänder, vom Dringenden zum Erledigten. Jede Frist läuft ab dem letzten Eintrag, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
Aufgaben offen
HNO Musterstadt · Hauptpraxis · Stand 10.9.2026, 08:12
Überfällig
Die Frist ist abgelaufen. Bitte jetzt nachholen.
Aufbereitung Hopkins-Endoskope
Bald fällig
Die Frist läuft bald ab. Bitte rechtzeitig dokumentieren.
Monatliche Sterilgutkontrolle
Im Plan
Kein Zeitdruck. Rechts steht, wann die nächste Frist abläuft.
Tägliche Kontrolle Ultraschallreiniger
Monatliche Haltbarkeitskontrolle Medikamente
Heute erledigt
Räume und Flächendesinfektion 07:20 · Tägliche Kühlschrankkontrolle 07:32
Überfällig
Die Frist ist überschritten. Das rote Band steht ganz oben, bis erfasst ist, und der Tab im Browser zeigt einen roten Punkt.
Bald fällig
Das letzte Fünftel der Frist läuft. Bei monatlichen Checks sind das die letzten sechs Tage.
Im Plan und erledigt
Ohne Zeitdruck steht eine Aufgabe ruhig darunter, mit ihrer nächsten Frist. Heute Erledigtes rückt in eine Zeile. Neue Einträge erscheinen sofort auf allen offenen Geräten, je Standort filterbar.
Pflichtschulungen
Jährliche Unterweisungen mit persönlicher Fälligkeit.
Hygieneunterweisung
Wissensüberprüfung
Bestanden mit 88 %
1. Was beschreiben die „5 Momente der Händehygiene“ der WHO?
RichtigBestanden mit 88 %
Die Teilnahme wurde dokumentiert. Nächste Fälligkeit 10.9.2027.
noreply@med-docu.de
Erinnerung: Pflichtschulung „Recht- und Datenschutzschulung“
04 Schulungen
Wie werden die jährlichen Schulungen nachgewiesen?
Hygieneunterweisung, UVV / Arbeitsschutz sowie Recht- und Datenschutzschulung laufen mit Lerntext und acht Fragen; ab 80 % gilt eine Schulung als bestanden, und das Ergebnis wird dokumentiert.
Alles läuft direkt in med-docu, und was bald fällig ist, steht auch auf der eigenen Übersicht.
- UVV / ArbeitsschutzArbSchG · DGUV Vorschrift 1
- HygieneunterweisungIfSG · KRINKO · TRBA 250
- Recht- und DatenschutzschulungDSGVO · § 203 StGB
Erinnerungen gehen 8, 4 und 1 Woche vor Fälligkeit per E-Mail an die Person selbst. Wird eine Schulung überfällig, erhalten die Praxis-Admins die Erinnerung in Kopie.
Unterweisungen, die arbeitsplatz- oder tätigkeitsbezogen persönlich in der Praxis erfolgen müssen, etwa nach § 12 ArbSchG, ersetzen die Module nicht. med-docu ergänzt sie um Lerninhalt und Nachweis.
05 Manipulationsschutz
Wie schützt med-docu Einträge vor nachträglicher Änderung?
In der Anwendung lassen sich Einträge weder ändern noch löschen, weder vom Team noch vom Praxis-Admin; Fehler werden per Korrektur berichtigt. Eine nächtliche Prüfung der Hash-Kette schlägt an, wenn ein Eintrag an der Anwendung vorbei verändert wurde und die Kette dadurch bricht.
Eintrag 1039 · 09.09. · 12:10
Reinigung Absauganlage
Schlauchsystem: N.I.O.
korrigiert durch Eintrag 1041
#71b2…9e40
Eintrag 1040 · 09.09. · 16:47
Instrumentenaufbereitung
Sichtkontrolle: I.O.
verkettet mit #71b2…9e40
#5d07…c3e8
Eintrag 1041 · 09.09. · 17:02
Korrektur zu Eintrag 1039
Schlauchsystem: I.O., versehentlich N.I.O. gewählt
verkettet mit #5d07…c3e8
#9c1e…4b7a
Eintrag 1042 · 10.09. · 07:32
Tägliche Kühlschrankkontrolle
Ist-Temperatur: 4,8 °C
verkettet mit #9c1e…4b7a
#a3f9…02d1
In der Anwendung
Es gibt keinen Knopf zum Bearbeiten und keinen zum Löschen. Ein Fehler wird per Korrektur berichtigt: ein neuer Eintrag, der auf das Original verweist. Das Original bleibt lesbar.
In der Datenbank
Trigger verweigern jede Änderung und Löschung, auch außerhalb der Anwendung. Der Anwendung selbst fehlen die Rechte dazu.
Jede Nacht
Um 02:00 prüft med-docu die Hash-Kette jeder Praxis. Im Prüfprotokoll geht das jederzeit per Klick auf „Jetzt prüfen“, mit dem Ergebnis „Intakt“ oder „Unterbrochen“. Den letzten Lauf sehen Praxis-Admins direkt auf der Übersicht.
Offen benannt: Ein Datenbank-Superuser kann die Trigger umgehen. Ändert er einen Eintrag, bricht die Kette und die Prüfung schlägt an. Berechnet er zusätzlich alle folgenden Hashes neu, bliebe das unentdeckt, denn die Kette ist nicht außerhalb der Datenbank verankert. Superuser-Zugriff hat nur der Betreiber.
06 Begehung
Was zeige ich dem Gesundheitsamt bei einer Begehung?
Einen PDF- oder CSV-Export für den gewünschten Zeitraum und das Prüfprotokoll der Hash-Kette.
Im PDF stehen Zeitraum und Ersteller. Ob die Kette intakt ist, zeigt das Prüfprotokoll auf Knopfdruck. Wenn das Gesundheitsamt kommt, liegt alles bereit.
- Verlauf
- Alle Einträge nach Tagen, filterbar nach Zeitraum, Kategorie und Standort. Korrekturen entstehen direkt am Eintrag.
- Export
- PDF oder CSV, direkt aus dem gefilterten Verlauf.
- Vorlagen
- Versioniert. Ändern Sie eine Checkliste, bleiben alte Einträge in ihrer damaligen Form lesbar.
- Kalender
- Zeigt je Tag, was nicht erfasst wurde, damit Lücken vor der Begehung auffallen.
- Dokumente
- 61 Dokumente im Hygienemanagement für HNO-Praxen: SOPs und Arbeitsanweisungen mit Suche und Download.
Praxis-Dokumentation
Prüfbericht
- Praxis
- HNO Musterstadt
- Zeitraum
- 01.08.2026 bis 31.08.2026
- Erstellt von
- Lena Berger
| Datum | Vorlage | Erfasst von | Befund |
|---|---|---|---|
| 31.08. | Instrumentenaufbereitung | S. Wagner | I.O. |
| 31.08. | Räume und Flächendesinfektion | L. Berger | I.O. |
| 31.08. | Tägliche Kühlschrankkontrolle | L. Berger | 4,6 °C |
| 28.08. | Aufbereitung Hopkins-Endoskope | T. Hoffmann | I.O. |
| 28.08. | Reinigung Absauganlage | S. Wagner | I.O. |
| 14.08. | Monatliche Sterilgutkontrolle | L. Berger | I.O. |
| 03.08. | Monatliche Haltbarkeitskontrolle Medikamente | T. Hoffmann | I.O. |
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Technischer Prüfbericht
Prüfbericht nach § 390 SGB V
Fassung 7 · 17.09.2026 · Anlagen 1 und 2
- A1·45 Authentisierung bei Webanwendungenerfüllt
- A1·46 Schutz vertraulicher Datenerfüllt
- A1·47 Web Application Firewallerfüllt
- A1·48 Schutz vor automatisierter Nutzungerfüllt
- A1·49 Kryptografische Sicherungerfüllt
- A1·50 Cloud: C5-Testat bei Gesundheitsdatennicht anwendbar
- A2·2 Verschlüsselte Kommunikationerfüllt
- A2·3 Restriktive Rechtevergabeerfüllt
07 Datenschutz und Sicherheit
Erfüllt med-docu Datenschutz und die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V?
med-docu ist nicht für Patientendaten vorgesehen, Server und Sicherung stehen in Deutschland, und die Anwendung ist technisch gegen die relevanten Anforderungen der Anlagen 1 und 2 geprüft (Selbstprüfung, kein Zertifikat).
Die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V gilt für jede vertragsärztliche Praxis. Wir prüfen med-docu technisch anhand der Anforderungen ihrer Anlagen 1 und 2, die für eine Webanwendung relevant sind. Der Prüfbericht nennt jede Anforderung mit ihrem Befund.
Nicht für Patientendaten
Dokumentiert werden Räume, Geräte, Chargen und Schulungen. In Freitextfelder gehören keine Angaben zu Patienten.
Abmeldung nach 30 Minuten
Ohne Eingabe meldet med-docu ab. Am geteilten Empfangsrechner schreibt so niemand unter fremdem Namen.
Jede Praxis für sich
Die Trennung der Praxen ist in jeder Anfrage auf dem Server erzwungen, nicht nur in der Oberfläche.
Rollen und Standorte
Praxis-Admin und Mitarbeiter, je Standort zugeordnet. Rechte prüft der Server bei jedem Zugriff.
Sichere Anmeldung
Passwörter mit argon2id, Anmeldeversuche begrenzt, jede Sitzung endet spätestens nach 12 Stunden.
Verschlüsselt übertragen
TLS 1.3 und HSTS, davor eine Web Application Firewall mit laufend gepflegten Regeln.
Server und Sicherung in Deutschland
Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein. Nächtliche Sicherung mit Kopie an einem zweiten Ort, ebenfalls in Deutschland. Cloudflare ist als Web Application Firewall vorgeschaltet.
Keine Analyse- oder Werbetracker
Weder die Anwendung noch diese Seite laden solche Skripte. Cloudflare setzt bei Bedarf nur ein technisch notwendiges Sicherheits-Cookie.
Technische Selbstprüfung, kein Zertifikat. med-docu ist kein Praxisverwaltungssystem und hat keine Produktzertifizierung der KBV.
08 Für wen
Für wen in der Praxis ist med-docu gedacht?
Für Praxisleitung, Hygienebeauftragte und Team; Admins verwalten Vorlagen und Standorte, das Team erfasst.
Für die Praxisleitung
Auf einen Blick sehen, ob die Praxis im Soll ist. Für die Begehung einen Export statt einer Suche. Überfällige Schulungen gehen den Praxis-Admins in Kopie zu.
Für die Hygienebeauftragte
Checklisten anpassen, Standorte verwalten, das Prüfprotokoll im Blick. Die SOPs liegen dort, wo die Aufgabe ist.
Für das Team
Öffnen, erfassen, fertig. Name und Zeitpunkt setzt med-docu selbst, und die eigene Schulung geht auch am Handy.
09 Einführung
Wie läuft die Einführung ab?
Wir richten Praxis und Vorlagen ein, Sie laden Ihr Team per E-Mail ein, danach wird ab dem ersten Tag dokumentiert.
- 1
Wir richten Ihre Praxis ein.
Praxis, Standorte und das Startpaket an Vorlagen. Für HNO-Praxen: 17 Checklisten und 61 Dokumente.
- 2
Sie laden Ihr Team ein.
Jede Person erhält eine Einladung per E-Mail, sieben Tage gültig, und ihr eigenes Konto.
- 3
Ab dem ersten Tag dokumentiert.
Im Browser auf PC, Tablet und Smartphone. Keine Installation, auf Wunsch als App auf dem Startbildschirm.
10 Preise
Was kostet med-docu?
990 € einmalig für die Einrichtung, danach 50 € im Monat für beliebig viele Nutzer und Standorte.
Einmalig die Einrichtung, danach ein fester Monatsbetrag. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Einrichtung
990 €
einmalig: Praxis, Standorte und Startpaket, eingerichtet von uns
Nutzung
50 € im Monat
Vertragslaufzeit üblicherweise 12 Monate
Enthalten
- Beliebig viele Benutzer und Standorte
- Support und Updates
- Übersicht, Erfassung, Verlauf, Kalender
- Jährliche Schulungen mit Quiz
- Vorlagen und Dokumente
- Export als PDF und CSV
- Sicherung und Kettenprüfung jede Nacht
11 Fragen
Häufige Fragen zu med-docu
Was eine Praxis unabhängig von der Software dokumentieren muss: Hygienedokumentation in der Arztpraxis: Pflichten im Überblick
- Ist med-docu von der KBV zertifiziert?
- Nein. med-docu ist kein Praxisverwaltungssystem und hat keine Produktzertifizierung der KBV. Für Ihre Praxis gilt die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V. Unser Prüfbericht ist eine technische Selbstprüfung anhand der Anforderungen, die für med-docu relevant sind.
- Benötigt med-docu Patientendaten?
- Nein. med-docu ist nicht für die Verarbeitung von Patientendaten vorgesehen. Dokumentiert werden Räume, Geräte, Chargen, Temperaturen, Abläufe und Schulungen. Angaben zu Patienten gehören insbesondere nicht in Freitextfelder.
- Was passiert bei einem Fehleintrag?
- Sie legen eine Korrektur an. Sie verweist auf den ursprünglichen Eintrag, beide bleiben lesbar. Jede Prüfung sieht, was wann berichtigt wurde.
- Passt med-docu auch zu anderen Fachrichtungen?
- Ja. Checklisten legen Sie im Vorlageneditor selbst an. Das fertige Paket aus 17 Checklisten und 61 Dokumenten ist heute auf HNO-Praxen zugeschnitten.
- Brauchen wir eine Installation?
- Nein. med-docu läuft im Browser, auf Wunsch als App auf dem Startbildschirm. Eine Internetverbindung ist nötig.
- Wo liegen unsere Daten?
- Auf Servern von Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein. Davor schützt Cloudflare als Web Application Firewall. Gesichert wird jede Nacht, mit Kopie an einem zweiten Ort in Deutschland.
- Haben wir mehrere Standorte im Griff?
- Ja. Jeder Standort hat eigene Fälligkeiten, und die Übersicht lässt sich nach Standort filtern.
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Ja. Mit jeder Praxis schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Sehen Sie, wie sich Ihr Hygieneordner anfühlen könnte.
In einer Demo zeigen wir Übersicht, Erfassung, Schulungen und Export an einer Beispielpraxis.
oder direkt an demo@med-docu.de